Dokumenty handlowe

Legalizacja dokumentów handowych

Zajmujemy się apostille i legalizacją dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą. Najczęściej legalizowanymi dokumentami handlowymi są te związane z eksportem towarów:

  • świadectwo pochodzenia (certificate of origin)
  • certyfikat wolnej sprzedaży (free sale certificate)
  • faktura eksportowa
  • świadectwo sanitarne
  • packing list
  • certyfikaty dotyczące produktów np. hallal, zdrowia, BSE
  • pełnomocnictwo
  • certyfikat rezydencji CFR-1
  • odpis KRS
  • umowa spółki i inne

Pomagamy w przejściu całej procedury legalizacyjnej, następnie odsyłamy dokumenty na wskazany przez Państwa adres (w tym bezpośrednio do kraju przeznaczenia).

W większości przypadków dokumenty muszą zostać wcześniej uwierzytelnione przez odpowiednią instytucję. W przypadku dokumentów eksportowych uwierzytelnienie wykonywane jest przez KIG lub właściwą Regionalną Izbę Handlową. Dokumenty notarialne (upoważnienia, pełnomocnictwa, kopie notarialne paszportów / dowodów osobistych) w pierwszej kolejności muszą zostać uwierzytelnione we właściwym Sądzie Okręgowym. Pieczątka notarialna, musi zostać potwierdzona przez Prezesa Sądu Okręgowego (lub osobę z jego upoważnienia) właściwego ze względu na siedzibę notariusza.

Dopiero po uzyskaniu właściwych pieczątek, dokumenty mogą zostać zalegalizowane w MSZ oraz jeśli to wymagane – w placówce dyplomatycznej danego kraju.

Dokumenty przeznaczone do legalizacji zawsze muszą posiadać oryginalne pieczęcie, wydane przez odpowiednią instytucję. Dokument wydany elektronicznie (z podpisem kwalifikowanym), mimo iż w świetle prawa jest dokumentem ważnym, nie uprawnia do uzyskania legalizacji lub apostille. Dotyczy to przede wszystkim zaświadczenia o niekaralności (KRK) oraz odpisu KRS.

Legalizacja dokumentów handlowych – pytania i odpowiedzi

Gdzie legalizuje się dokumenty handlowe?

Dokumenty handlowe legalizowane są w referacie do spraw legalizacji MSZ. Ministerstwo Spraw Zagranicznych dokonuje apostille lub legalizacji zwykłej. Niektóre dokumenty przed ich złożeniem w MSZ wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia.

Co to znaczy, że dokument musi zostać uwierzytelniony?

Uwierzytelnienie polega na potwierdzeniu legalności pieczęci przed złożeniem dokumentu w MSZ.
W przypadku dokumentów eksportowych uwierzytelnienie wykonywane jest przez KIG lub właściwą Regionalną Izbę Handlową. Dokumenty notarialne (upoważnienia, pełnomocnictwa, kopie notarialne paszportów / dowodów osobistych) w pierwszej kolejności muszą zostać uwierzytelnione we właściwym sądzie okręgowym. Pieczątka notarialna, musi zostać potwierdzona przez Prezesa Sądu Okręgowego (lub osobę z jego upoważnienia) właściwego ze względu na siedzibę notariusza / sądu. Dopiero po uzyskaniu właściwych pieczątek, dokumenty mogą zostać zalegalizowane w MSZ oraz jeśli to wymagane – w placówce dyplomatycznej danego kraju.

Ile kosztuje uwierzytelnienie dokumentu?

Koszt uwierzytelnienia dokumentu notarialnego lub sądowego wynosi 26 zł /dokument. Koszty legalizacji dokumentów w KIG są uzależnione od rodzaju dokumentu. Aktualny cennik legalizacji w KIG dostępny tutaj.

Jak mogę zalegalizować odpis KRS?

Odpis KRS (zarówno pełny jak i aktualny) może zostać zalegalizowany jeśli został wydany w wersji papierowej. Niestety nie można zalegalizować odpisu wydanego elektronicznie. Dopiero po uzyskaniu dokumentu z wymaganymi pieczęciami, można złożyć go w MSZ.

Czym się różni odpis KRS pełny od aktualnego?

Pełny odpis KRS zawiera dane dotyczące podmiotu, począwszy od rejestracji działalności (od pierwszego wpisu). Odpis aktualny zawiera wyłącznie aktualne dane (stan na konkretny dzień).

Ile kosztuje odpis KRS pełny i aktualny?

Uzyskanie odpisu KRS w wersji papierowej dla odpisu pełnego kosztuje 60 zł, dla aktualnego 30 zł.

Jak zalegalizować wyciąg z CEIDG?

Przedsiębiorca, który potrzebuje zalegalizować wpis do CEIDG, może zwrócić się do Ministra Rozwoju o potwierdzenie wydruku wpisu ze strony internetowej CEIDG. Tylko tak poświadczony dokument może zostać opatrzony klauzulą apostille lub zalegalizowany w MSZ i Ambasadzie danego kraju. Poświadczenia dokonuje Sekretariat DGE w Departamencie Gospodarki Elektronicznej. Poświadczenie wpisu do CEIDG wydawane jest bezpłatnie.

Jak zalegalizować zaświadczenie o niekaralności?

Legalizacja zaświadczenia o niekaralności dla podmiotu zbiorowego możliwa jest wyłącznie na druku papierowym. Nie ma możliwości uzyskania legalizacji zwykłej lub apostille na dokumencie wydanym w wersji elektronicznej. Zaświadczenie o niekaralności jest wydawane w punktach KRK. Lista punktów dostępna tutaj.

Jak zalegalizować tłumaczenie przysięgłe?

Aby zalegalizować tłumaczenie przysięgłe, dokument musi zostać przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych Ministerstwa Sprawiedliwości. Lista tłumaczy tutaj: https://www.arch-bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/tlumacze-przysiegli/lista-tlumaczy-przysieglych/search.html

Dokument musi zostać opatrzony oryginalną pieczęcią oraz podpisem (nie elektronicznym).

Sprawdź legalizację dokumentów prywatnych