Akty stanu cywilnego z Apostille

Co to są akty stanu cywilnego?

Akty stanu cywilnego stanowią potwierdzenie pojedynczych wpisów dokonywanych w księdze stanu cywilnego. Chodzi tu na przykład o rejestrację urodzenia, zgonu czy zawarcia małżeństwa. Wpisu do tej księgi dokonuje urzędnik.

Odpisy aktów mogą mieć postać:

  • odpis skrócony (taka wersja zawiera aktualną treść danego aktu stanu),
  • zupełny (zawierają powtórzoną treść całego aktu wraz z kolejnymi zmianami, jeśli takowe miały miejsce oraz z większą ilością informacji niż ma to miejsce w aktach skróconych)
  • wielojęzycznych odpisów skróconych (potrzebne przede wszystkim do okazania za granicą).

Pobranie odpisu wiąże się najczęściej z dokonaniem konkretnej opłaty skarbowej, zróżnicowanej ze względu na rodzaj dokumentu i jego formę (np. oryginał dokumentu w wersji skróconej kosztuje 22 zł, a zupełny 33 zł). Od 1 marca 2015 roku w zależności od potrzeb co do postaci aktu, możemy pobrać interesujący nas odpis w formie papierowej lub w wersji elektronicznej. Obecnie jednak nadal większość urzędów w Polsce czy też za granicą wymaga oryginału dokumentu, najczęściej dodatkowo zalegalizowanego.

Zamów odpis lub legalizację aktu

Jeśli wybierzesz legalizację, wpisz w uwagach kraj docelowy.

Rodzaje najczęściej pobieranych i legalizowanych dokumentów.

Co to jest akt urodzenia?

Jest to dokument, którego treść potwierdza narodziny dziecka. Jest zarówno tworzony jak i przechowywany w urzędzie właściwym dla obszaru, na terenie którego owe urodzenie miało miejsce. Zgodnie z zapisami ustawowymi w akcie urodzenia widnieją takie dane, jak:

  • nazwisko, imię (imiona),
  • płeć dziecka,
  • miejsce i data urodzenia,
  • nazwiska (także rodowe, jeśli były zmieniane) i miejsce zamieszkania każdego z rodziców (stan na chwilę urodzenia dziecka),
  • nazwisko i imię osoby zgłaszającej urodzenie dziecka (np. ojciec, położna czy matka, jeśli jej stan po porodzenia na to pozwala),
  • a także jeśli informacja o zgłoszeniu jest przekazywana np. przez szpital, to dane dotyczące zgłaszającego zakładu opieki zdrowotnej.

Co to jest akt małżeństwa?

To jeden z aktów, który potwierdza zawarcie związku małżeńskiego.

Jest sporządzany przez kierownika stanu cywilnego i stanowi część jego księgi. Dokument ten należy wystawić niezwłocznie, nie później niż w kolejnym dniu roboczym licząc od dnia, kiedy wpłynęły do urzędu dokumenty potwierdzające małżeństwo. Sporządzony akt zawarcia związku małżeńskiego zawiera: nazwiska i imiona małżonków oraz ich nazwiska rodowe, stan cywilny, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania, imiona, nazwiska i nazwiska rodowe ich rodziców, miejsce i datę zawarcia małżeństwa, nazwiska i imiona świadków, nazwisko, które będą nosić zarówno małżonkowie, jak i ich dzieci, potwierdzenie oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński, złożone przed kierownikiem danego urzędu.

Co to jest akt zgonu?

Stanowi część księgi cywilnej. Jest potwierdzeniem zarejestrowania śmierci danej osoby.

Fakt zgonu rejestrowany jest w urzędzie właściwym dla miejsca zdarzenia. Zgłoszenie zgonu może być dokonane przez: małżonka lub dzieci zmarłej osoby, jej najbliższych krewnych lub powinowatych, osób zamieszkałych w lokalu, w którym miał miejsce zgon (może to być także administrator lokalu) lub tych, które były obecne przy śmierci. W przypadku zgonu na terenie szpitala lub innego zakładu, upoważniony do jego zgłoszenia jest personel placówki. Dokumentami okazywanymi przy zgłaszaniu zgonu są: karta zgonu, którą wystawia lekarz oraz dowód osobisty lub paszport zmarłej osoby.

W treści takiego dokumentu wpisywane są takie informacje, jak: nazwisko, imię (imiona), nazwisko rodowe, stan cywilny, miejsce i data urodzenia, miejsce zamieszkania, data, godzina i miejsce zgonu lub znalezienia zwłok zmarłego, nazwisko, imię (lub imiona), a także nazwisko rodowe małżonka i rodziców denata, a także dane osoby zgłaszającej śmierć, czyli jej nazwisko, imię (imiona), miejsce zamieszkania osoby zgłaszającej zgon lub dane dotyczące szpitala albo zakładu.

Co to jest zaświadczenie o możności prawnej do zawarcia małżeństwa?

Zaświadczenie, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć związek małżeński.

Na tym dokumencie wskazywane są imiennie osoby, które wnioskują o wydanie takiego zaświadczenia wraz z danymi przyszłego współmałżonka.
Do wydania takiego dokumentu wymagane będzie okazanie: ważnego paszportu lub dowodu osobistego (do wglądu), wniosku o wydanie aktu, zapewnienia o braku okoliczności uniemożliwiających zawarcie małżeństwa, odpisu aktu urodzenia wnioskodawcy lub wnioskodawców, odpis aktu wcześniej zawartego małżeństwa z adnotacją o jego ustaniu (jeśli dotyczy) albo aktu małżeństwa i aktu potwierdzającego rozwód lub zgon małżonka, akt o stanie cywilnym. Zaświadczenie to jest ważne sześć miesięcy od daty wydania.

Akty stanu cywilnego – pytania i odpowiedzi

Gdzie mogę pobrać odpis interesującego mnie aktu?

W momencie, w którym urzędnik rejestruje zawarte małżeństwo czy urodzenie dziecka, to akt otrzymujemy od razu, za darmo. Gdy jednak zachodzi konieczność pobrania kolejnej wersji, wówczas należy się zgłosić do odpowiedniego urzędu celem pobrania dokumentu, jeśli potrzebujemy wersji papierowej.

Czy akt urodzenia muszę pobrać osobiście?

Nie ma takiej konieczności. Można to zlecić osobie trzeciej (znajomemu, członkowi rodziny lub firmie pośredniczącej), która za okazaniem upoważnienia może pobrać odpowiednie zaświadczenie.

Co należy przygotować, aby uzyskać taki dokument?

Celem uzyskania dokumentu należy dostarczyć do urzędu odpowiedni wniosek z prośbą o odpis aktu (można go uzyskać w urzędzie lub pobrać on-line), potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej, upoważnienie (jeśli działamy w czyimś imieniu), dowód osobisty lub paszport, jako dokument potwierdzający tożsamość.

Ile kosztuje uzyskanie odpisu aktu?

Opłata skarbowa za wydanie odpisu skróconego wynosi 22 zł, a zupełnego 33 zł. Dodatkowo należy opłacić 17 zł, jeśli w naszym imieniu akt pobiera osoba trzecia.

Czy istnieje możliwość uzyskania takiego dokumentu bez dokonywania płatności?

Ustawa o opłacie skarbowej ustala sytuacje, w których akt można pobrać za darmo. Taka sytuacja może mieć miejsce, jeśli dokumentu potrzebujemy w celu uzyskania dokumentu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu), świadczenia socjalnego, pomocy społecznej, do dołączenia do dokumentów składanych w ZUS-ie (np. a celu otrzymania ubezpieczenia społecznego czy też zdrowotnego), stwierdzenia alimentów, przyznania opieki, kurateli, adopcji czy też podjęcia zatrudnienia, albo otrzymania wynagrodzenia za pracę.

Czy jest możliwa legalizacja aktu urodzenia?

Jak najbardziej. Taki dokument może być zalegalizowany w MSZ i później w ambasadzie interesującego nas kraju lub też można na nim uzyskać pieczęć apostille.

Aktu będę potrzebował w Unii Europejskiej. Czy legalizacja jest również konieczna?

Wszystko zależy od instytucji, w której będziemy pokazywać dany dokument. Jeśli kraj, w którym będziemy się nim posługiwać jest stroną Konwencji Haskiej, to na dokumencie może pojawić się apostille. Większość krajów Unii Europejskiej spełnia ten warunek.

Jak uzyskać apostille do aktu małżeństwa lub urodzenia?

Legalizację aktu urodzenia wykonuje się bezpośrednio na akcie urodzenia, ślubu czy zgonu. Nie ma konieczności opatrzenia dokumentu innymi pieczęciami poza Urzędu Stanu Cywilnego. Poświadczeniem dokumentu zajmuje się Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Sprawdź dokładną procedurę uzyskania apostille.

Ile kosztuje apostille do aktu urodzenia?

Opłata urzędowa wynosi 60 zł za każdą pieczęć.

Ile będę czekać na poświadczenie dokumentu?

Z reguły legalizacja wydawana jest “od ręki”. Musisz liczyć się z dłuższym czasem oczekiwania jeśli masz więcej niż 10 dokumentów. Jeśli załatwiasz sprawy przez pocztę, musisz poczekać znacznie dłużej. Tutaj czas oczekiwania wynosi nawet kilka tygodni.


Rekomendowane linki pokrewne:

Fotokopie akt

Ambasada Algierii – legalizacja dokumentów

Wiza do Kanady