Uwierzytelnienie dokumentów a legalizacja i apostille

Kiedy stosuje się uwierzytelnienie dokumentów?

Sformułowanie uwierzytelnienie dokumentu najczęściej odnosi się do poświadczenia zgodności kopii z oryginałem. Najczęściej wykonywane jest przez notariusza. Uwierzytelnia się wiele dokumentów, które nie mogą być pozostawione w urzędzie w oryginale. Np. dowód osobisty, paszport, prawo jazdy. Uwierzytelnia się też dokumenty, które występują często w formie elektronicznej np. odpis KRS, wypis z CEiDG, wypisy z Ksiąg Wieczystych.

Co to jest uwierzytelnienie dokumentów?

Uwierzytelnienie dokumentu, poświadczenie a także legalizacja dokumentów czy opatrzenie klauzulą Apostille. Każde z tych sformułowań ma swoje znaczenie prawne i warto rozgraniczyć te określenia, dla lepszego zrozumienia procesu przygotowania dokumentów do obrotu prawnego w kraju i za granicą.

Uwierzytelnienie dokumentu oznacza poświadczenie jego prawdziwości. Według ustawy z 2009 roku, uwierzytelnić dokument może wiele instytucji i osób, które mają charakter prawny np. pełnomocnik profesjonalny.

Uwierzytelnienie odpisów i kopii notarialnych.

Dokumenty występują w formie oryginałów. Np. świadectwo szkolne, dyplom ukończenia uczelni, czy akt urodzenia. Natomiast odpis z tego dokumentu według prawa nie jest ważnym dokumentem, dopóki nie znajdzie się na nim pieczęć i podpis odpowiedniej osoby, czyli nie uwierzytelnienia. Może to być np. Notariusz lub pracownik Sądu. Dokument ten ma wówczas status ważnego, ale jako taki nie może być użyty za granicą.

Uwierzytelnienie dokumentu a później apostille.

Klauzula apostille to nic innego jak poświadczenie, iż podpis złożony na dokumencie jest prawdziwy i zgodny z wzorcem jaki posiada w swojej bazie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Referendarz d/s Legalizacji w MSZ nie sprawdza zapisów na dokumencie i jego zawartości. Oczywiście w granicach rozsądku, bo nie każdy dokument zostanie zalegalizowany wg naszego życzenia. Nie uzyskamy apostille do kraju, który nie honoruje zapisów konwencji haskiej.

Jaka jest różnica pomiędzy uwierzytelnieniem dokumentu a legalizacją – przykłady.

Odpis KRS.

W bazie Ministerstwa Sprawiedliwości znajdują się zapisy o zarejestrowanych firmach. Wydrukowany z Internetu odpis KRS nie jest dokumentem ważnym w świetle prawa. Dopiero po uzyskaniu pieczęci Ministerstwa staje się uwierzytelniony. Czyli mamy uwierzytelnienie dokumentu.

Odpis z KRS składany jest w MSZ i uzyskuje pieczęć Apostille. Wówczas mamy do czynienia z legalizacją dokumentu.

Akt urodzenia

Dokumenty stanu cywilnego są oryginałami z odpowiednimi pieczątkami i podpisami. Mogą być bezpośrednio legalizowane, nie trzeba uwierzytelniać.

Kopia notarialna

Niektóre dokumenty nie mogą być legalizowane. Np. paszport, czy dowód osobisty. Można uzyskać Apostille na kopii notarialnej. Pieczęć notariusza uwierzytelnia ważność dokumentu (ksero np. dowodu osobistego). Mamy uwierzytelnienie dokumentu.
Podpis notariusza poświadcza Prezes Sądu Okręgowego a finalnej legalizacji dokonuje Referat d/s Legalizacji MSZ. Czyli legalizuje dokumenty.

Zamów uwierzytelnienie lub legalizację dokumentów


Sprawdź tematy pokrewne

Sąd Okręgowy w Warszawie

Uwierzytelnienie dokumentów poprzez kopię notarialną